Planifier la relève de votre groupe citoyen

Comment bien préparer le prochain groupe de bénévoles à jouer son rôle? Diane Dalkin, présidente de Friends of Reader Rock Garden Society (FoRRGS)* à Calgary, s’est fait un point d’honneur de planifier la relève pour le poste de présidente bénévole du Conseil bien avant d’être prête à quitter ses fonctions auprès de ce groupe consultatif bénévole sans but lucratif. Voici ses conseils sur la planification de la relève pour aider votre groupe à assurer son avenir.

Votre mandat n’est pas éternel

Depuis le premier jour, Diane Dalkin exerce ses activités en partant du principe qu’elle ne travaillera pas toujours pour cet organisme. Elle en a parlé ouvertement avec le conseil d’administration et a décidé d’utiliser ce principe comme ligne directrice dans le cadre de ses fonctions. Elle admet d’emblée que cette approche a radicalement changé le mode de fonctionnement de son groupe. La planification intégrée de la relève a incité son équipe à codifier les pratiques et à documenter les données historiques de façon plus délibérée. Par exemple, il y avait depuis longtemps une entente verbale entre FoRRGS et la Ville de Calgary : la ville s’était engagée à fournir au groupe un accès gratuit à ses locaux et du matériel de marketing, et FoRRGS, à gérer les programmes éducatifs et à participer aux collectes de fonds pour le parc. Peu après ses débuts comme présidente du Conseil, Diane a demandé que cette entente verbale soit officialisée par écrit au moyen d’une lettre d’entente annuelle, pour que les futurs membres du groupe et le personnel municipal aient une compréhension claire de l’accord mutuel et en bénéficient, peu importe les changements de personnel.

Créer des points d’entrée multiples pour les nouveaux membres

Diane croit fermement que le potentiel de leadership peut provenir de n’importe quel secteur dans l’organisation et que l’accueil de nouvelles personnes est la clé de la planification de la relève. C’est pourquoi elle a mis en place des stratégies qui facilitent l’accès aux gens qui veulent se joindre à FoRRGS. Voici ses conseils à cet égard

Éliminer les obstacles

Diane et son groupe ont changé la structure d’adhésion pour permettre aux gens de se joindre à la FoRRGS sans avoir à siéger au conseil. De cette façon, les nouveaux membres peuvent entrer facilement dans l’organisation, lui consacrer du temps et leurs talents en fonction de leur disponibilité, et apprendre les rouages de l’organisation. C’est aussi pour eux l’occasion de s’approprier l’objectif du groupe, avant de s’investir davantage à titre de membre du conseil d’administration. Diane explique que cette stratégie a permis d’attirer plusieurs nouveaux membres dans le groupe et qu’elle sert maintenant de passerelle pour approfondir l’engagement.

Valoriser la marque

FoRRGS a un récit extraordinaire à raconter sur le parc historique Reader Rock Garden. Diane a rapidement réalisé que ce récit devait être présenté sur des plateformes de marketing importantes comme le site Web de l’organisme. Reconnaissant l’importance de la technologie dans la stratégie de communication actuelle (par ex. les médias sociaux), Diane a misé sur le recrutement de gens doués en technologie en mesure de créer le site Web et le contenu des médias sociaux. Diane croit que la forte présence en ligne du groupe, où l’on présente l’héritage du parc, son histoire, la vie des plantes, les nouvelles et les événements, est essentielle pour attirer de nouveaux publics.

Voir au-delà des candidats évidents

Auparavant, le groupe était principalement constitué de passionnés d’histoire. Diane et l’équipe de FoRRGS ont réalisé qu’il y avait une occasion en or d’attirer différents usagers du parc dans le groupe. Ils ont donc invité des amateurs de plantes, des enseignants, des photographes, des ornithologues amateurs et des amoureux inconditionnels du parc à s’investir davantage auprès de l’organisme. Aujourd’hui, l’équipe comprend notamment des maîtres-jardiniers, des enseignants à la retraite, des ingénieurs, des géologues, des professeurs de yoga, des artistes, des professionnels des communications, des conseillers financiers et des étudiants. La diversité du groupe fait en sorte que les idées continuent de susciter de l’intérêt et permet de mettre sur pied des programmes qui séduisent un vaste public parmi les utilisateurs du parc.

Bâtir des connaissances institutionnelles

Diane a mis différentes pratiques en place pour faire en sorte que les données importantes du parc soient conservées dans la mémoire institutionnelle, et non seulement dans la mémoire d’une personne. Par exemple, les membres de l’équipe sont encouragés à travailler en équipe de deux et à mettre l’accent sur le partage d’information. Ainsi, un des deux membres encadre le perfectionnement d’une aptitude en particulier de son coéquipier, et si quelqu’un doit quitter le groupe, un autre bénévole prend le relais et fait avancer les projets. Bien sûr, personne n’aime penser qu’une histoire tire à sa fin. Mais lorsqu’on prévoit la fin dès le début de son engagement bénévole, on peut faire du dernier chapitre un moment heureux et réussi pour tout le monde.