Collecte de fonds de votre groupe voué aux parcs : démarrage

Ressource | février 7, 2019

Les collectes de fonds, même de petits montants, s’articulent autour de l’établissement de partenariats fondés sur une passion commune pour une idée. Dans le contexte de votre groupe voué aux parcs, cela signifie travailler avec une entreprise locale ou recueillir des dons auprès de la collectivité locale. Lisez le présent article pour savoir comment organiser […]

Les collectes de fonds, même de petits montants, s’articulent autour de l’établissement de partenariats fondés sur une passion commune pour une idée. Dans le contexte de votre groupe voué aux parcs, cela signifie travailler avec une entreprise locale ou recueillir des dons auprès de la collectivité locale. Lisez le présent article pour savoir comment organiser vos initiatives de collecte de fonds.

Les collectes de fonds sont une excellente manière de mettre en valeur le travail de votre groupe dans votre quartier. Selon les fonds recueillis, vous pouvez organiser des événements d’envergure et entreprendre des projets qui nécessitent d’acquérir beaucoup de matériel et de rémunérer les organisateurs.

En plus de recueillir des fonds pour vos initiatives, les collectes peuvent aider votre groupe à conclure des partenariats et à accroître votre capacité à joindre de nouveaux participants. Ce n’est pas difficile, mais comme pour toute chose, vous devez faire preuve d’une grande détermination et améliorer vos compétences. Commencez tranquillement, fixez des objectifs atteignables, puis augmentez graduellement la capacité de votre groupe à recueillir des fonds et à les gérer au fil du temps.

Quel que soit votre objectif, rappelez-vous que toutes les collectes de fonds permettent de se faire de nouveaux amis. Autrement dit, c’est une occasion de faire la connaissance de nouvelles personnes avec lesquelles vous pouvez partager le magnifique travail effectué par votre groupe dans le parc.

  1. Commencez tranquillement : Événements

    • Les événements sont parfaits pour vérifier votre capacité de collecte de fonds. Les programmes permanents dans les parcs exigent généralement plus de temps et de fonds que les événements ponctuels; faites l’essai d’un événement spécial ou d’un « premier événement annuel » pour vous familiariser avec la collecte de fonds et vous faire des amis.
    • Pour financer un premier événement dans un parc comme un festival des récoltes, commencez par à inclure votre conseiller municipal et le superviseur de votre parc dans vos plans, car ils peuvent vous aider. Les superviseurs de parc peuvent, par exemple, vous offrir des semis, du paillis et du compost, si ces articles sont nécessaires pour votre projet.
  2. Voyez grand : Événements et programmes d’envergure et amélioration majeure des immobilisations

    Pour recueillir des fonds pour un projet d’envergure dans un parc ou une amélioration majeure, comme l’aménagement d’un terrain de jeu, vous devez au préalable obtenir le consentement du propriétaire — généralement la municipalité. Parlez aux employés municipaux de vos projets d’amélioration du parc; ils vous aideront à les intégrer dans les plans de développement municipaux courants.

    Pour les collectes de fonds importantes (supérieures à 5 000 $), il faut normalement pouvoir remettre des reçus officiels de dons de charité, ce qui permet aux particuliers, aux entreprises et autres entités de diminuer leurs impôts. Consultez notre ressource intitulée Partenariat avec une administration fiduciaire de bienfaisance pour en savoir plus sur les différentes façons de procéder.

  3. Constituez une équipe de collecte de fonds

    « Derrière les grands projets, il y a de grandes équipes. Assurez-vous de compter sur une équipe de soutien solide quand vous décidez de recueillir des fonds et d’améliorer les endroits que vous aimez. »

    Une fois que vous pouvez remettre des reçus officiels ou que vous avez réglé d’autres problèmes liés au statut d’organisme de bienfaisance, vous devrez former une équipe solide pour atteindre vos objectifs de collecte de fonds. Dans cette optique, voici quelques questions à vous poser :

    • Avez-vous besoin de former un sous-comité distinct pour la collecte de fonds?
    • Une fois les fonds recueillis, d’autres membres du groupe aideront-ils à réaliser le projet?
    • Une fois les fonds obtenus, aurez-vous besoin d’un compte bancaire? D’un trésorier?

    Il est facile d’ouvrir un compte bancaire. Deux à quatre personnes doivent être des signataires autorisés et vous devrez probablement former une association. Pour ouvrir le compte, communiquez avec le directeur de votre banque et apportez des comptes rendus de réunions et une liste des membres avec leurs coordonnées.

  4. Comment recueillir 500 $ ou moins

    À ce premier palier de collecte, il est important de faire connaître votre groupe pour atteindre votre objectif. C’est ce que nous appelons se faire des amis! Il existe de nombreuses façons de recueillir des montants plus petits. Vous pouvez :

    • demander des dons à vos membres ainsi qu’aux organismes qui utilisent le parc;
    • faire une collecte pendant une activité communautaire amusante;
    • lancer une campagne de sociofinancement en ligne annoncée par courriel et dans les médias sociaux.

    Vous pouvez aussi faire des démarches auprès d’entreprises locales pour obtenir des dons en nature ou autres qui peuvent être gagnés ou vendus aux enchères. Essayez de penser aux entreprises qui :

    • ont un intérêt dans votre projet;
    • veulent annoncer auprès des gens qui vous soutiennent;
    • peuvent déjà être des fournisseurs;
    • ont un lien avec votre groupe par l’entremise de votre conseil d’administration ou de vos membres;
    • sont situées dans votre quartier.

    Lettre de présentation

    Vos démarches auprès de groupes qui utilisent le parc, d’entreprises locales, de membres, d’employés municipaux ou autres doivent inclure une lettre de présentation. Ces lettres mettent les gens à l’aise, car elles vous permettent de vous présenter, d’expliquer pourquoi vous communiquez avec eux et ce que vous voulez. Prenons l’exemple d’une lettre de présentation adressée aux entreprises locales. Elle doit :

    • présenter votre groupe;
    • établir votre lien avec l’entreprise en question;
    • préciser ce que vous demandez (argent, marchandises, services);
    • indiquer comment vous soulignerez la contribution de l’entreprise;
    • comprendre des renseignements sur le suivi (date à laquelle vous avez l’intention de faire un suivi) et les coordonnées pour vous joindre.

    Si vous le pouvez, ajoutez une photo de ce que vous voulez améliorer dans votre parc. Une photo vaut mille mots (surtout avec une légende) et elle favorise la motivation.

    Faites le suivi de votre demande

    « Quand un bailleur de fonds vous répond par l’affirmative, une sorte d’engagement est pris —mais rappelez-vous de faire un suivi rapidement, d’établir quand et comment vous obtiendrez 

    les fonds. »

    Le suivi est important. Pensez à tous les courriels et à toutes les lettres que vous recevez chaque jour. Y prêtez-vous attention? Peu de personnes en tiennent compte. Vous devez faire le suivi de votre lettre de présentation pour vous assurer qu’elle a été reçue et pour obtenir une réponse (de préférence positive!). Le mieux est de se rendre sur place ou de téléphoner. Appelez, confirmez que votre lettre a été reçue et répétez les points importants. Puis demandez à l’entreprise de s’engager. Si pour cela, vous devez vous rendre sur place, vous pourrez certainement vous organiser pour y aller. Si la réponse est favorable, assurez-vous d’obtenir des précisions sur où et comment vous recevrez les fonds.

  5. Comment recueillir plus de 500 $

    Généralement, la collecte de fonds pour des événements et des projets d’envergure nécessite des efforts à plus long terme. La tenue d’un festival et des projets de construction comme l’aménagement d’un nouveau terrain de jeu ou autre exigent de recueillir des fonds de diverses façons. Il peut s’agir de subventions, de dons plus considérables de particuliers et d’entreprises ainsi que de fonds recueillis dans le cadre d’événements ou de campagnes de sociofinancement en ligne.

    Importance d’un budget

    La lettre de présentation est certainement la manière de s’adresser aux particuliers, aux entreprises et aux groupes partageant vos intérêts. Mais quand vous demandez des sommes appréciables, vous pouvez faire le suivi de votre lettre dans le cadre d’une rencontre au cours de laquelle vous présenterez un budget. Dans tous les cas, il est clair que vous avez besoin d’un budget pour planifier. Le budget rassure le bailleur de fonds sur les chances de réussite du projet et sur le fait que vous maîtrisez la situation dans les moindres détails. Les projets gagnants attirent les bailleurs de fonds!

    Pour établir un budget :

      • Énumérez tous les postes de dépenses, par catégorie.
      • Soyez aussi précis et réaliste que possible.
      • Indiquez la valeur de ce que vous avez déjà, par exemple : dons, heures de bénévolat, articles en nature, locaux gratuits.
      • Additionnez les catégories pour obtenir le montant total requis et la valeur de ce que vous avez déjà. {Voir un exemple de budget ici.} [LIEN vers l’exemple de budget]

    Subventions

    La plupart des groupes voués aux parcs, voire tous, présentent des demandes de subventions pour obtenir des fonds pour financer des projets et des événements d’envergure. Il existe des centaines d’organismes prêts à financer de nombreux types de causes valables. La plupart des fondations, fonds et autres organismes subventionnaires ont des champs d’intérêt et vous devrez trouver ceux qui partagent le vôtre. Cela n’a pas de sens de demander une subvention à une fondation qui vise l'avancement des connaissances sur les changements climatiques quand votre but est d’aménager un terrain de jeu!

    Renseignez-vous davantage sur les tenants et les aboutissants de la préparation des  demandes de subventions en lisant notre ressource sur ce sujet.

    Accepter un don

    On est heureux quand les gens disent « oui ». Assurez-vous simplement a) de faire le suivi de l’offre et d’obtenir les fonds, les marchandises ou les services, et b) de remercier le bailleur de fonds de sa contribution. Il vous reste trois choses à faire :

    • Remercier le bailleur de fonds et confirmer comment et quand vous recevrez les fonds, les marchandises ou les services
    • Clarifier comment il aimerait que votre groupe souligne sa contribution (affichage de son logo, mention de sa contribution dans un discours, remise d’une plaque, etc.)
    • L’inviter à l’événement ou à la fête soulignant la réalisation du projet

    Les collectes de fonds sont une partie importante de l’exécution d’un projet. Vous en connaissez maintenant les rudiments et nous aimerions vous souhaiter la meilleure des chances dans vos efforts pour améliorer les parcs de votre quartier!