L’art de rédiger et de partager une offre de bénévolat

Tout commence par un peu de planification. De quoi avez-vous besoin? Avez-vous besoin de gens pour accomplir de menus travaux qu’à peu près n’importe qui peut faire, ou cherchez-vous des aptitudes précises comme la capacité d’administrer un site Web? Dressez la liste de toutes les tâches à déléguer. Comme ça, vous saurez le genre d’offre de bénévolat que vous devrez rédiger.

Si l’équipe avec laquelle vous travaillez est plutôt informelle et que tout le monde contribue comme il le peut, vous devriez rédiger des offres de bénévolat présentant peu d’exigences. Faites en sorte que les candidats potentiels puissent se dire « Je suis capable de faire ça ». Par exemple, au lieu d’indiquer toutes les aptitudes de programmation que vous recherchez chez un administrateur de site Web, écrivez plutôt quelque chose comme « expérience en administration ou conception de sites Web », ou même « intérêt pour les sites Web et désir d’apprendre à les administrer – expérience, un atout. » Soyez aussi vague que possible, sans toutefois négliger de mentionner les exigences essentielles du poste. S’il n’y en a pas, acceptez toutes les candidatures!

Les groupes communautaires plus matures, qui comptent beaucoup de membres, peuvent se permettre d’être plus pointilleux dans leurs recherches. Lorsqu’on peut déjà compter sur un vaste bassin de bénévoles, on peut rédiger des offres de bénévolat plus ciblées afin de combler des postes précis qui vous aideront à déléguer des tâches et des responsabilités efficacement.

Les bénévoles suivent souvent les mêmes tendances au niveau de l’engagement :

• Étape 1 Bénévole d’un jour : Participe à un seul événement, par exemple le nettoyage d’un parc.
• Étape 2 Bénévole de projet : S’engage pour toute la durée d’un projet, comme l’adoption d’un arbre et son arrosage hebdomadaire durant l’été.
• Étape 3 Bénévole dans l’âme : Participe régulièrement aux réunions et organise diverses activités en plus d’y participer.

Reconnaître ces tendances vous aidera à user de psychologie dans vos offres de bénévolat. Si vous permettez aux bénévoles de commencer par un projet à court terme ou une période probatoire, leur engagement est plus facile à gérer et votre offre est plus attrayante.

Vous n’avez pas besoin de nouveaux bénévoles tous les jours? Vous pouvez quand même planifier une campagne de recrutement permanente. En créant une banque de candidats, vous aurez toujours des bénévoles à votre disposition lorsque vous en avez besoin. Il vaut mieux avoir des candidats en réserve qu’en manquer lorsque vous en avez le plus besoin!

Si vous avez un site Web, prévoyez une section « bénévolat » où vous pourrez annoncer vos offres de bénévolat et les besoins de votre groupe. Dans vos communications par courriel ou sur papier, indiquez que vous êtes à la recherche de bénévoles et les moyens de vous joindre.

La rédaction d’une offre de bénévolat efficace n’a rien de bien sorcier. Il suffit de suivre quelques directives de base et de mettre à profit toute votre passion. Commencez par visualiser le type de personne que vous cherchez : passionnée, engagée, emballée par la mission de votre groupe! Imaginez ensuite que vous vous adressez directement à ces personnes.

Voici quelques directives à retenir :

• Commencez par expliquer l’importance du rôle de bénévole. Les gens veulent savoir que leur contribution est importante.
• Continuez en expliquant les avantages précis associés au bénévolat dans votre groupe. Par exemple, la possibilité de rencontrer des voisins qui contribuent aussi à rendre votre parc plus attrayant.
• Gardez votre description brève. N’oubliez pas que votre offre de bénévolat n’est pas un manuel d’instructions. Gardez les détails pour plus tard, lorsque vous aurez piqué l’intérêt d’un candidat et que vous devrez lui écrire un courriel ou le rencontrer en personne.
• Une brève description fera l’affaire, mais incluez suffisamment de renseignements pour que les gens comprennent bien votre offre. Décrivez les tâches du bénévole, même si elles sont plutôt générales, et les responsabilités qui y sont associées.
• Indiquez où, quand et comment : expliquez l’endroit où le bénévole devra travailler, pendant combien de temps, et à quel moment. Ces renseignements sont particulièrement importants pour les besoins ponctuels, comme pour un festival.
• Mentionnez le soutien qui sera offert aux bénévoles, y compris les formations, les séances d’orientation et toute occasion de rencontrer l’équipe.
• Précisez les délais et les étapes du processus de sélection. Indiquez comment et quand vous répondrez aux candidats, et à quel moment ils pourront entrer en fonction.
• Ne rendez pas la chose intimidante ou irréaliste! Si la tâche semble insurmontable ou qu’une tonne de compétences sont exigées, vous pouvez toujours scinder le poste en deux.
• Soyez cordial. Finissez en disant quelque chose du genre « nous serions heureux de discuter avec vous des accommodements possibles ».

Inspirez-vous de ces quelques exemples d’offres de bénévolat

L’un des meilleurs moyens de recruter des bénévoles demeure le bouche-à-oreille et la réputation de votre travail. Cependant, il est important pour votre groupe d’étendre sa portée au-delà de vos contacts pour mieux représenter votre communauté. Cela aura pour effet d’enrichir et de solidifier vos projets.

Voici quelques conseils pour annoncer de manière efficace vos offres de bénévolat dans votre réseau de contacts et au-delà.

• Si possible, ajoutez une photo pour aider les gens à visualiser le poste.
• Soyez concis et dynamique dans votre offre à partager, et incluez un lien vers l’offre complète sur votre site Web. Si vous n’avez pas de site Web, vous pouvez créer une page Facebook pour y publier vos offres.
• Aux événements que vous organisez, ayez une feuille d’inscription pour les personnes qui voudraient faire du bénévolat. Vous pouvez lancer un appel à tous ou annoncer des rôles précis. Les rencontres en personne durant les événements sont plus propices au recrutement.
• Exploitez les réseaux régionaux. Demandez à un conseiller municipal de publier un court message dans un bulletin d’information qui invite les gens à vous appeler, à vous écrire ou à visiter votre site Web ou votre page Facebook pour en savoir plus sur votre offre de bénévolat.
• Demandez aux membres de votre groupe de partager l’offre de bénévolat sur leurs propres réseaux, par courriel ou sur les médias sociaux.
• Park People vous aidera à donner de la visibilité à votre annonce! Notre nouveau babillard d’offres d’emploi est muni d’une carte du Canada qui permet aux visiteurs du site Web de connaître les endroits où on a besoin de bénévoles. 

Une fois que vous avez réussi à intéresser un certain nombre de candidats à se joindre à votre groupe communautaire, c’est le temps d’une conversation. Il y a certaines choses que vous devez vérifier :

• Le poste correspondra aux attentes du bénévole ainsi qu’aux vôtres.
• Cherchez la passion autant que les compétences qu’exige le poste. Certaines habiletés manquantes peuvent être acquises plus tard, ou le candidat peut être affecté à d’autres tâches.
• Intégrez-les rapidement dans votre équipe. Invitez-les à une réunion ou à un rassemblement et informez-les sur votre groupe communautaire : vos débuts, vos réalisations et l’importance de votre travail.

L’univers du bénévolat est très particulier. Vous pouvez tomber sur un leader né, quelqu’un de très efficace, mais qui peut uniquement consacrer du temps à un seul événement. Ou encore, une personne très enthousiaste, mais qui manque de compétences plus pointues. L’important, c’est de travailler ensemble et de faire de son mieux. La flexibilité, la créativité et la collaboration sont les clés du succès de votre groupe.