Organisation d’une activité dans votre parc
Vous êtes prêt à organiser une activité dans votre parc? Le guide détaillé suivant vous permettra de vous assurer que vous ne sautez aucune étape. Les activités dans les parcs mettent de la vie dans nos collectivités. Non seulement elles créent une excellente ambiance de quartier et rassemblent les gens à l’extérieur, mais elles contribuent […]
Vous êtes prêt à organiser une activité dans votre parc? Le guide détaillé suivant vous permettra de vous assurer que vous ne sautez aucune étape.
Les activités dans les parcs mettent de la vie dans nos collectivités. Non seulement elles créent une excellente ambiance de quartier et rassemblent les gens à l’extérieur, mais elles contribuent aussi à mobiliser et à susciter l’engagement dans les parcs urbains.
Le présent guide vous aidera à ne rien laisser au hasard à toutes les étapes de l’organisation d’une activité dans le parc et constituera une source d’inspiration.
Choisissez l’activité, l’heure, le thème et les objectifs
Organiserez-vous une corvée de nettoyage du printemps? Une parade de citrouilles? Une soirée cinéma? Dans la plupart des cas, l’activité choisie détermine l’heure. Commencez par trouver une idée, puis les autres décisions importantes relatives à la promotion et au matériel requis s’enchaîneront. Fixez les objectifs initiaux pour ce qui est du nombre de participants que vous souhaitez attirer et des personnes susceptibles d’être attirées par votre activité. Si vous ciblez les personnes âgées, vous adopterez probablement une approche de promotion différente que si l’activité s’adressait aux jeunes. Une fois que l’activité, l’heure et le thème sont choisis, communiquez avec le service des Parcs de votre municipalité et votre conseiller municipal pour les informer aussitôt de l’activité que vous planifiez pour qu’ils puissent y participer. Un préavis d’au moins huit semaines est conseillé.
Planifiez et attribuez les responsabilités
Vous formerez un petit groupe de travail pour planifier votre activité. Ensemble, les membres de ce groupe pourront définir les principales étapes, dresser un plan de travail et attribuer les responsabilités. Vous pouvez décider de diviser le groupe en secteurs de responsabilités, par exemple, marketing, permis, logistique, coordination des bénévoles, nettoyage, etc.
Pensez à diversifier votre groupe de travail pour qu’il soit représentatif des divers intérêts communautaires. Pour les activités de plus grande envergure, vous pouvez inviter des artistes locaux, les membres d’un organisme local de protection de l’environnement, la police municipale et les groupes communautaires ethniques locaux à faire partie de votre comité. Autre bonne idée, vous pourriez faire appel à des groupes de gens d’affaires locaux, à la chambre de commerce et aux entreprises locales dont les perspectives différentes peuvent donner une nouvelle dimension à votre activité. Pour les activités de plus petite envergure, envisagez d’inviter vos voisins, les promeneurs de chiens locaux, les parents, les jeunes, les personnes âgées et les personnes qui possèdent les compétences dont vous avez besoin pour garantir le succès de votre activité. Vous pouvez inciter un plus grand nombre de personnes à se joindre à votre groupe en :
- annonçant les réunions du groupe de travail dans la collectivité, notamment dans les centres communautaires et les médias sociaux;
- vous assurant que les réunions du groupe de travail ont lieu dans un endroit pratique et à une heure qui convient à tous;
- dressant la liste des tâches pouvant être confiées à des membres de la collectivité qui ne peuvent pas participer aux réunions du groupe de travail.
Après chaque réunion, faites le point avec les membres de la collectivité en leur présentant un compte rendu de la réunion et les tâches attribuées qui exigent un suivi. Encouragez les membres du groupe de travail à recruter leurs voisins et amis comme bénévoles pour la planification ou l’activité. Assurez-vous de remercier les bénévoles, car ils donnent de leur temps pour que l’activité dans le parc soit couronnée de succès.
Prévoyez les permis et les assurances
Quand vous planifiez une activité dans un parc, vous devez vous assurer de détenir les permis et les assurances appropriés. Les règles en matière de permis varient d’une municipalité à l’autre. Dans certaines villes, si plus de 25 personnes seront présentes à votre activité, il est fort probable que vous aurez besoin de demander un permis et de souscrire une assurance. Adressez-vous à votre municipalité pour savoir quels permis et assurances vous devez détenir et quelles activités sont permises dans votre parc. Si vous servez de la nourriture et avez prévu des musiciens sur place, des permis plus complexes sont souvent requis. Il faut compter entre six semaines et quatre mois pour obtenir des permis pour les parcs; soyez prévoyant.
Établissez un budget
- La tenue d’une activité peut comporter beaucoup de frais. Tenez compte des facteurs suivants dans l’établissement de votre budget :
- Permis et assurances
- Impression du matériel promotionnel
- Matériel requis pour la journée (matériel audiovisuel, tente, table et chaises, etc.)
- Photos
- Décorations
- Matériel de sonorisation
- Nourriture pour les bénévoles
Quand vous établissez votre budget, soyez réaliste et essayez de ne pas sous-estimer les coûts, car il y aura probablement des dépenses imprévues.
Déterminez comment vous annoncerez l’activité
Au moment de dresser le plan promotionnel de votre activité, posez-vous les questions suivantes :
- Qui souhaitez-vous joindre? Déterminez votre public cible et à quels endroits il est le plus susceptible de voir vos annonces.
- Combien d’argent pouvez-vous dépenser pour l’impression ou la conception?
- Voulez-vous attirer l’attention des stations de radio et des journaux locaux?
- Comment pouvez-vous utiliser au mieux les médias numériques comme les sites Web et les médias sociaux?
- Quelles listes d’activité dans les journaux locaux et les plateformes en ligne pourriez-vous utiliser pour promouvoir votre activité auprès d’un vaste public?
Assurez-vous d’annoncer votre activité longtemps à l’avance, car certaines publications ont de longs délais et si vous attendez trop, vous pourriez rater le coche. Pensez aux canaux suivants pour annoncer votre activité :
- Écoles du quartier
- Immeubles d’appartements ou tours d’appartements en copropriété à forte densité
- Entreprises et cafés locaux
- Centres communautaires
- Bibliothèques
- Pages Communauté dans Facebook et listes de diffusion
Planifiez l’activité en détail
Assurez-vous de vérifier les moindres détails du début à la fin. Tenez compte des éléments suivants :
- Comment le matériel sera-t-il transporté au parc et comment les bénévoles s’y rendront-ils?
- À quelle heure mettrez-vous tout en place?
- Y a-t-il du stationnement? Devez-vous fournir aux participants des renseignements sur le stationnement ou les transports en commun?
- Avez-vous besoin d’installer des panneaux indicateurs dans le parc?
- Où doivent se présenter les participants à leur arrivée?
- Prévoyez-vous faire des annonces pendant l’activité? Le cas échéant, à quel moment?
- Quel est votre plan en cas de pluie ou de neige?
- Quel est votre plan de nettoyage à la fin de l’activité?
- Avez-vous des trousses de premiers soins sur place? Quelle est la marche à suivre en cas de blessures?
- Comment prévoyez-vous recueillir les adresses courriel des participants pour pouvoir les joindre après l’activité?
Faites un suivi et remerciez les bénévoles
La tenue d’une activité dans un parc exige beaucoup de travail et plus on est nombreux à mettre la main à la pâte, plus l’activité est un plaisir et non une corvée. Le fait de se rassembler entraîne la cohésion. Prévoyez une fête dans un restaurant, un centre communautaire ou chez quelqu’un immédiatement après l’activité pour remercier les bénévoles et les membres du comité organisateur. En remerciant les bénévoles pour leur aide, vous vous assurez de leur participation aux prochaines activités. Sans compter que tout le monde a besoin de se détendre – c’est le temps de raconter des anecdotes sur l’activité!