Structure de gouvernance de votre groupe voué aux parcs : pourquoi le modèle d’équipe pourrait vous convenir

Au début, l’organisme Friends of Cedarbrook and Thomson Memorial Park appliquait un modèle à un seul leader fort. Autrement dit, Louise s’occupait de tout. Un jour, elle s’est rendu compte que le groupe ne pouvait se diversifier et accroître sa présence qu’en favorisant la participation d’un plus grand nombre de personnes. Par ailleurs, le partage du leadership entraînait l’intégration de la planification de la relève dans sa vision du groupe. Le passage au modèle d’équipe a été facilité par le fait que les activités du groupe attiraient continuellement de nouvelles personnes intéressées à s’engager davantage. Louise compte maintenant un noyau de 10 membres clés et un groupe de 60 personnes, dont beaucoup prêtent main-forte à l’occasion.

Selon Louise, les postes les plus importants au sein d’une équipe sont ceux de trésorier/teneur de comptes, qui gère les fonds et s’occupe de la bonne tenue des comptes, et de responsable qui fixe les réunions, administre la liste des participants, établit les programmes et voit à la bonne marche générale du groupe. Louise affirme qu’un troisième membre clé de l’équipe serait la personne chargée du marketing, principalement parce qu’elle attire continuellement de nouveaux participants. Chacun des membres de l’équipe a des fonctions particulières et l’équipe doit parvenir à un consensus pour prendre les décisions importantes.

À l’inverse, Friends of Parkway Forest Park a augmenté ses effectifs et a appliqué le modèle d’équipe dès le départ. Jusqu’à maintenant, le groupe a réussi à fonctionner sans adopter une structure trop formaliste. Bien qu’Ana soit techniquement la meneuse du groupe, elle ne veut pas être reconnue comme la « leader », même si elle est heureuse d’assurer la cohésion du groupe. « Je ne veux pas être un leader. Je veux que chacun s’approprie le groupe, mais je sais aussi qu’à titre de fondatrice, on me considère comme tel. J’essaie très fort d’y résister parce que ce n’est pas mon style et je ne crois pas que ce soit ce qui est le mieux pour ce groupe en particulier. »

Les membres clés de l’organisme Friends of Cedarbrook and Thomson Memorial Park choisissent les fonctions qu’ils veulent remplir. Par exemple, un membre est comptable et il a offert de s’occuper de la tenue de livres de FCTMP et de faire le suivi de la participation. Un autre communique avec les entreprises locales pour demander des dons, tandis qu’un autre, paysagiste professionnel, mène les projets d’embellissement du parc. Louise continue de superviser les tâches administratives du groupe.

D’autres membres de FCTMP assument des fonctions liées aux programmes : il y a un coordonnateur des randonnées à vélo, un coordonnateur des activités de plein air et même un amateur de tricot qui s’occupe des démarches pour inscrire le groupe à la Journée mondiale du tricot en public. Chaque coordonnateur travaille de façon autonome, mais prend les décisions en consultant le noyau du groupe. La structure du groupe est relativement souple et permet d’accueillir ceux qui veulent participer à des projets spéciaux ou prêter main-forte, selon le cas.

Au sein de Parkway Forest, les membres du groupe contribuent également selon leurs points forts. Toutefois, la participation fluctue considérablement selon la disponibilité des bénévoles. En fait, beaucoup de membres ont d’autres engagements et responsabilités. On sait très bien qu’ils ne seront pas toujours disponibles pour aider. « Nous sommes tous des bénévoles avec des vies bien remplies et des responsabilités qui nous appellent ailleurs. Nous ne pouvons tout simplement pas nous attendre à ce que tout le monde réponde toujours présent et nous avons donc créé une structure qui en tient compte. » Forts de leur collaboration à plusieurs projets, les membres se connaissent bien et savent intuitivement ce que chacun peut apporter à des tâches comme la préparation de demandes de subventions, l’organisation d’événements, l’établissement de la documentation et les programmes d’information. Ana reconnaît que cette approche pourrait manquer d’efficacité quand de nouveaux membres s’ajouteront, mais pour l’instant, elle fonctionne.

Le noyau du groupe Friends of Parkway Forest Park s’est formé grâce à des partenariats avec les organismes de services sociaux et d’autres groupes de bénévoles. Quand une personne avec des compétences et des intérêts qui recoupent ceux du groupe manifeste son désir de participer, les membres existants discutent entre eux pour décider s’ils l’ajoutent au noyau. Il n’y a pas de distinction entre les membres faisant partie du noyau du groupe et les autres. Une très grande prudence est exercée relativement à l’ajout de nouveaux membres pour protéger la dynamique du groupe.

Les membres clés de Friends of Cedarbrook and Thomson Memorial Park ont le dernier mot sur l’orientation du groupe et les activités qu’il organise. La décision d’ajouter un membre au noyau du groupe est fondée sur les critères suivants : présence à plusieurs réunions et participation à quelques activités. Autrement, il est toujours possible d’assister à des réunions, mais vous n’aurez pas voix au chapitre. Le groupe a adopté cette approche pour régler le problème des personnes qui se servent principalement du groupe pour faire avancer leurs propres intérêts. Par exemple, Louise se souvient d’un organisme qui voulait organiser une activité musicale par l’entremise de Friends of Cedarbrook Park, espérant ainsi éviter les frais de permis et d’assurance. « Nous nous sommes rendu compte que les membres doivent s’engager jusqu’à un certain point, raconte-t-elle. Nous devons nous assurer qu’ils sont vraiment intéressés par notre mandat fondamental qui consiste à améliorer le parc. »

Que se passe-t-il quand un chef d’équipe ou un membre clé part? Louise et Ana ont toutes deux longuement réfléchi à cette question.

Pour Louise, le modèle d’équipe améliore la résilience et favorise la continuité au sein de son groupe. Par exemple, elle a déjà confié à un membre qui a un intérêt pour les médias sociaux la gestion des comptes du groupe. Louise croit que deux ou trois personnes pourraient se partager les responsabilités qu’elle assume actuellement. « Mais il faut toujours qu’une personne soit responsable, dit-elle. Quelqu’un doit veiller à la cohésion du groupe. »

Comme Louise, Ana reconnaît qu’elle est la figure de proue du groupe. Toutefois, elle croit fermement qu’une approche agile du leadership de son équipe permettra à beaucoup d’acquérir de l’expérience à différents postes, ce qui favorisera la résilience du groupe si elle doit se retirer pour une raison ou une autre. « J’essaie de former beaucoup de mini-moi, dit-elle, pour que chacun puisse diriger un projet avec confiance. Nous y parviendrons certainement à mesure que les gens acquièrent de l’expérience dans différents domaines. »

Si vous êtes en train de mettre sur pied votre groupe et espérez organiser plus de deux activités par année, pensez à adopter le modèle de gouvernance d’équipe. Un plus grand nombre de personnes peuvent mettre la main à la pâte et ce modèle vous aide à en faire plus, grâce au groupe, que si vous étiez seul. Pour de plus amples renseignements sur ce modèle, consultez les excellentes ressources en ligne de Grassroots Growth.

Quand votre groupe veut réaliser un projet de plus grande envergure comme aménager un terrain de jeu ou un jardin ou encore organiser une activité majeure, vous envisagerez probablement de demander des subventions. Nous présentons ici les diverses étapes à suivre pour demander une subvention afin d’augmenter votre budget et votre force d’impact.

L’un des grands avantages des parcs est que l’on peut en profiter gratuitement. Généralement, l’amélioration ou l’animation d’un parc a un coût. Que ce soit pour aménager de nouvelles plates-bandes ou un terrain de jeu ou organiser une activité en soutien au travail de votre groupe, même les budgets les mieux planifiés peuvent rapidement s’élever à des milliers de dollars.

Le présent article traite de la préparation des  demandes de subventions qui permettent à la plupart des organismes de recueillir des fonds rapidement. Si vous ne l’avez pas encore lue, notre ressource sur les campagnes de financement qui présente d’autres façons de réunir des fonds : différentes options, préparation, exécution et suivi.

1. Qui accorde des subventions?

Plusieurs types d’organismes donnent de l’argent à des groupes locaux comme le vôtre.

1. • Les fondations privées prévoient des fonds pour des œuvres de bienfaisance (souvent des organismes précis).
   • Les organismes municipaux, provinciaux et fédéraux offrent des programmes de subvention par l’entremise de certains services ou ministères. Les lignes directrices relatives aux subventions sont conçues pour aider les ministères en question à respecter leurs objectifs, par exemple, immigration, culture ou environnement.
   • Les entreprises proposent des programmes de subvention généralement liés à leurs objectifs en matière de relations communautaires ou de marketing.

2. Comment trouver les subventions

Des subventions sont accordées à l’échelle locale, provinciale, nationale et même internationale. Il y a plusieurs façons de les trouver.

1. • Commencez par visiter le site Web des Amis des parcs : nous proposons une liste des programmes de subvention offerts dans différentes villes.
   • Apprenez ce que d’autres organismes font : renseignez-vous auprès de groupes semblables dans votre ville pour savoir qui financent leurs activités. Prenez connaissance de leurs rapports annuels ou des listes publiés sur leur site Web et de la documentation sur les projets ou plus simplement, appelez-les.
   • Vérifiez les sites Web de la municipalité et du gouvernement provincial : les occasions de financement abondent! Google est un outil merveilleux pour trouver les subventions gouvernementales.

3. Votre organisme répond-il aux critères?

Il n’est pas difficile de savoir si votre organisme et le projet que vous proposez répondent aux critères de certaines subventions. Les bailleurs de fonds ont des priorités qui se divisent généralement en trois catégories :

1. • Exigences organisationnelles : Devez-vous être un organisme de bienfaisance? Une association? Avoir un conseil d’administration?
   • Région géographique : Devez-vous être dans un secteur donné?
   • Autres organismes soutenus : Votre demande s’apparente-t-elle à celle d’autres groupes ou initiatives financés par le passé?

4. Comment préparer une demande de subvention efficace?

Une demande de subvention efficace dépend de plusieurs facteurs.

1. • Le montant de la subvention est le premier facteur à prendre en considération. En règle générale, plus la subvention est élevée, plus le processus de demande est compliqué et plus vive est la concurrence pour la décrocher.
   • Les échéances constituent un facteur important. Avez-vous le temps de préparer une demande complète en bonne et due forme avant la date limite? Les fonds seront-ils disponibles à temps pour le projet que vous proposez?
   • Pour de nombreux organismes, les délais et la capacité de préparer une demande sont des obstacles. Il faut du temps pour préparer une demande en bonne et due forme et certaines capacités rédactionnelles. Toutefois, la préparation de la demande de subvention peut être un processus collaboratif. Quelqu’un d’autre de votre organisme peut-il apporter son aide? Vous pourriez avoir un ami qui écrit bien et qui peut vous aider à la rédiger. Ou peut-être que la subvention est assez élevée pour recourir aux services d’un rédacteur de subvention professionnel.
   • La capacité à respecter les exigences de la subvention est un autre facteur à prendre en considération. Pouvez-vous affecter les fonds conformément aux exigences décrites par le donateur? Si le bailleur de fonds se soucie des conséquences environnementales ou s’il veut joindre un groupe en particulier, que pouvez-vous intégrer dans votre projet pour assurer que ses objectifs seront atteints?

5. Budget : la clé de toute subvention

Tous les organismes subventionnaires veulent savoir si vous avez établi un budget réaliste et détaillé pour votre projet. Votre budget doit :

1. • énumérer tous les postes de dépenses, par catégorie; soyez aussi précis et réaliste que possible;
   • inclure la valeur de ce que vous avez déjà, y compris les dons, le temps de bénévolat, les locaux où auront lieu l’activité, les services ou les biens;
   • additionner les catégories pour obtenir le montant total requis et la valeur de ce que vous avez déjà.
   • Si votre budget est très détaillé, vous pouvez le garder pour vos dossiers et fournir une version abrégée au bailleur de fonds, à laquelle vous pourrez apporter des changements mineurs au sein des catégories au fur et à mesure du déroulement du projet.

6. Comment préparer d’excellentes demandes de subvention

Il y a de nombreux organismes valables qui sont en concurrence pour obtenir les subventions disponibles. Comment faire en sorte que les comités d’examen des demandes vous choisissent?

Premièrement, vous devez présenter un budget approprié et détaillé. Puis, vous devez rédiger une demande convaincante. Vous devez faire transparaître votre passion sans toutefois utiliser un langage fleuri. Voici nos principaux conseils pour la rédaction des  demandes de subventions :

1. • Commencez par le début. Supposez (généralement avec raison) que la personne qui lira votre demande ne connaît pas votre organisme ou votre projet. Décrivez-le-lui aussi brièvement que possible.
   • Soyez clair et concis et utilisez des mots simples. Clarté et concision sont vos mots d’ordre. Vous voulez transmettre votre message en utilisant le moins de mots possible et des mots simples. Face à une demande de subvention vague ou compliquée, le comité d’examen passera à la suivante : il y a toujours une autre demande qui attend d’être lue. Peut-être que la prochaine sera plus claire.
   • Limitez-vous aux faits. Présentez votre groupe et donnez des exemples concrets de vos réalisations pour inspirer confiance en votre projet. Évitez de parler de ce que vous aimeriez ou de ce que vous pourriez faire à l’avenir.
   • Citez des exemples. Les histoires vraies ajoutent une dimension concrète à la demande. Pensez à des exemples de projets comme le vôtre qui ont réussi et qui ont amélioré la vie des gens ou des quartiers. Utilisez ces histoires pour illustrer vos objectifs.
   • Répondez aux questions! Oui, vous devez répondre aux questions posées dans la demande. Ne sortez pas du sujet!
   • Précisez les avantages de votre projet. Essayez de fournir des exemples concrets de ces avantages. Reportez-vous à des initiatives similaires organisées par d’autres groupes.

7. Lecture d’épreuves et correction

C’est un phénomène étrange, mais quand on écrit, souvent on ne voit plus les fautes, et on peut tenir pour acquis que le lecteur possède les connaissances nécessaires pour comprendre notre demande. De plus, il se peut que vous ne maîtrisiez pas l’orthographe et la grammaire. Et elles doivent être parfaites. Avant d’envoyer une demande, demandez donc à quelqu’un de la relire ou de la corriger. Demandez-lui de vérifier que :

• la terminologie et les expressions utilisées sont uniformes;
• vous avez suivi les directives et répondu aux questions directement;
• toutes les pièces jointes et tous les documents requis ont été fournis exactement comme demandé.

Si vous trouvez quelqu’un pour vous aider qui ne connaît pas votre groupe ou votre projet, assurez-vous qu’il comprend pourquoi la subvention est importante. Votre demande est maintenant prête à être envoyée.

8. Votre demande est approuvée!

Super! Mais est-ce bien le moment d’acheter du champagne et de dépenser de l’argent?

Pas tout à fait. Vous devrez d’abord vous acquitter de certaines tâches :

• Envoyer une note de remerciement au bailleur de fonds
• Confirmer comment et quand vous recevrez les fonds
• Demander au bailleur de fonds s’il a besoin d’autres documents
• Clarifier comment il aimerait que votre groupe souligne sa contribution (affichage de son logo ou autre)
• Passer en revue votre obligation de rapport et mettre en place un système pour faire le suivi des finances et d’autres produits livrables

Voilà! Maintenant vous pouvez célébrer!

Si vous n’avez pas d’expérience en campagnes de financement, sachez que les subventions ne sont qu’une des nombreuses façons de recueillir des fonds. Renseignez-vous sur les collectes de fonds en consultant notre ressource sur le sujet qui présente les rudiments des collectes de fonds : différentes façons de procéder, préparation, exécution et suivi.