Organiser un événement dans un parc à Ottawa

Le programme « Adoptez un Parc » vise à encourager la communauté à prendre part à l'entretien des parcs.

Il s’agit d’un partenariat entre des bénévoles et la Ville s’adressant aux groupes ou aux individus de tous âges qui veulent améliorer la qualité de vie de la ville en proposant plusieurs activités dans le parc adopté.

Les bénévoles doivent s’engager à nettoyer les parcs au moins deux fois par an: au printemps et à l’automne, pour une période de 2 à 5 ans. Parmi les actions offertes aux bénévoles se trouvent la plantation d’arbres, la restauration des équipements de parc, l’organisation d’inspections dans le parc, les dons d’équipements, et le ramassage des déchets. Les noms des bénévoles sont affichés dans les parcs adoptés durant toute la période d’adoption afin de les remercier.

Vous pouvez contacter ce programme par courriel pour devenir bénévole ou obtenir plus d’informations.

Voici plusieurs idées pour vous aider à financer votre événement et votre organisation:

• Organiser une collecte de fonds : vous pouvez récolter des fonds en organisant des ventes de pâtisseries et de gâteaux faits maison, des soupers spaghetti ou BBQ, une vente aux enchères, une vente de garage, des activités physiques en plein-air (work-out ou yoga), ou encore une vente de produits artisanaux. 
• Actions en ligne : N’hésitez pas à vous servir des réseaux sociaux. Vous pouvez vous servir de Facebook pour solliciter des dons pour votre cause. Il existe également des sites tels que Gofundme qui vous permettent de créer une campagne afin de récolter des fonds.
• Bourses et subventions : Des commanditaires et donateurs peuvent financer votre organisation et vos événements. Voici une liste de commanditaires potentiels pouvant financer des événements dans la ville d’Ottawa : la Bourse TD Amis des parcs, le Programme de financement des arts de la ville d’Ottawa, les subventions de la Fondation Franco-Ontarienne, ou encore les dons communautaires Telus. 

Une fois que vous avez déterminer quelle activité vous souhaitez organiser, dans quel parc, et à quelle date, vous aurez à demander un permis à la mairie d’Ottawa sous la forme d’un contrat de location pour le parc de votre choix. 

Voici comment réaliser cette demande de location : rendez-vous sur le site de la Ville d’Ottawa pour y remplir le formulaire de location de parcs. Vous pouvez préciser plusieurs choix au cas où le parc souhaité serait déjà réservé. Une fois rempli, retournez le formulaire par courriel au bureau des sports de la Mairie d’Ottawa ou par fax au 613-580-2683.

Si vous attendez 500 personnes ou plus, vous devez contacter le bureau central des activités d’Ottawa par courriel.  

Peu de temps après, vous recevrez un contrat par courriel avec les renseignements sur les modalités de paiement. Vous devrez retourner ce contrat signé au bureau des sports de la ville par courriel, puis payer avant la date de l'événement.

Le jour de l'événement, n'oubliez pas d'apporter une copie du contrat et votre reçu de paiement.

Pour toute information sur les tarifs de location des parcs, vous pouvez consulter le site internet de la mairie d’Ottawa. 

Pour que votre événement soit parfait, et que les participants en profitent au maximum, voici quelques derniers détails logistiques à ne pas oublier : 

Installer une tente :

Seules les petites tentes à montage rapide (3,5m x 3,5m) sont autorisées dans les parcs municipaux d’Ottawa. Vous pouvez louer une tente auprès de Labelle Tents, ou Chapiteau Gatineau. Ou en acheter une neuve ou d’occasion auprès de MEC, ou Kijiji, notamment. 

Installer des chaises et des tables :

Il sera plus agréable pour vos convives de pouvoir s’assoir, et des tables vous seront toujours utiles. Vous pouvez louer des chaises et des tables auprès de Party Time Rentals, ou Chez Lili, notamment. 

Toilettes :

La plupart des parcs n’ont pas d’installations sanitaires complètes même si certains ont des toilettes portatives. D’autres parcs possèdent des pavillons avec toilettes qu’il est possible de louer.

Mettre de la musique :

Si vous prévoyez de faire jouer de la musique ou d’utiliser un système de son, vous devez faire une demande d’exemption au Règlement sur le bruit par courriel.  

Vous pouvez louer un système de son auprès de Perfecson, notamment. 

Proposer à boire et à manger :  

Vous pouvez cuisiner et apporter vos propres boissons ou vous pouvez recourir à un traiteur. Des barbecues fixes sont accessibles gratuitement dans les parcs.

Si vous souhaitez amener votre propre barbecue, il faut obtenir un permis auprès de l’Unité des attribution centralisées. Vous pouvez contacter le 613-580-2595 ou par courriel. 

Il est permis d’apporter de l’alcool dans un parc à condition de détenir un permis de circonstance (payant). Il faut aussi obtenir l’approbation de l’Unité des attributions centralisées. Vous pouvez consulter le règlement sur le site de la Ville d’Ottawa.