Structure de gouvernance de votre groupe dédié aux parcs : pourquoi le modèle d’équipe pourrait vous convenir

Vous êtes responsable d’un groupe voué aux parcs ou vous cherchez à en créer un et vous vous interrogez sur la meilleure structure de gouvernance? Le modèle d’équipe est une approche efficace pour travailler ensemble vers des objectifs communs. Ce modèle peut varier selon la nature de votre groupe et votre style de leadership. Voici un aperçu concret de son application au sein de deux groupes citoyens.

Sans surprise, l’organisation des groupes voués aux parcs est différente de celle des organismes sans but lucratif comptant des employés rémunérés. Pour beaucoup de bénévoles, la participation à la valorisation des parcs est une « activité bénévole » qui se greffe à leurs nombreuses responsabilités professionnelles et familiales.

Grassroots Growth, un projet de Volunteer Toronto, présente les divers modèles de gouvernance communs aux petits organismes comme la plupart des groupes communautaires voués aux parcs. Nous verrons le modèle d’équipe et les différences dans son application dans deux groupes voués aux parcs.

Pour cela, nous nous sommes entretenus avec Louise O’Neill, responsable de l’organisme Friends of Cedarbrook and Thomson Memorial Park* (FCTMP) à Scarborough en Ontario, qui est récemment passé d’un modèle à un seul leader fort à un modèle de leadership d’équipe. Nous avons également parlé à Ana Cuciureanu de Friends of Parkway Forest Park* (FPFP), un organisme de Toronto qui a adopté une version hybride du modèle d’équipe, et qui trouve cette formule efficace.

Par modèle d’équipe, on entend que « tous les bénévoles travaillent ensemble pour prendre les décisions ». Il est logique d’adopter un modèle d’équipe pour un petit groupe : vous cherchez des moyens d’inclure les autres dans la prise de décisions et d’éviter que le responsable ne s’épuise à la tâche en portant tout le fardeau. Vos idées et vos solutions peuvent s’avérer plus créatives et il peut être gratifiant pour les membres de l’équipe de partager le fardeau.

Faire équipe pour en faire plus

Au début, l’organisme Friends of Cedarbrook and Thomson Memorial Park appliquait un modèle à un seul leader fort. Autrement dit, Louise s’occupait de tout. Un jour, elle s’est rendu compte que le groupe ne pouvait se diversifier et accroître sa présence qu’en favorisant la participation d’un plus grand nombre de personnes. Par ailleurs, le partage du leadership entraînait l’intégration de la planification de la relève dans sa vision du groupe. Le passage au modèle d’équipe a été facilité par le fait que les activités du groupe attiraient continuellement de nouvelles personnes intéressées à s’engager davantage. Louise compte maintenant un noyau de 10 membres clés et un groupe de 60 personnes, dont beaucoup prêtent main-forte à l’occasion.

Selon Louise, les postes les plus importants au sein d’une équipe sont ceux de trésorier/teneur de comptes, qui gère les fonds et s’occupe de la bonne tenue des comptes, et de responsable qui fixe les réunions, administre la liste des participants, établit les programmes et voit à la bonne marche générale du groupe. Louise affirme qu’un troisième membre clé de l’équipe serait la personne chargée du marketing, principalement parce qu’elle attire continuellement de nouveaux participants. Chacun des membres de l’équipe a des fonctions particulières et l’équipe doit parvenir à un consensus pour prendre les décisions importantes.

À l’inverse, Friends of Parkway Forest Park a augmenté ses effectifs et a appliqué le modèle d’équipe dès le départ. Jusqu’à maintenant, le groupe a réussi à fonctionner sans adopter une structure trop formaliste. Bien qu’Ana soit techniquement la meneuse du groupe, elle ne veut pas être reconnue comme la « leader », même si elle est heureuse d’assurer la cohésion du groupe. « Je ne veux pas être un leader. Je veux que chacun s’approprie le groupe, mais je sais aussi qu’à titre de fondatrice, on me considère comme tel. J’essaie très fort d’y résister parce que ce n’est pas mon style et je ne crois pas que ce soit ce qui est le mieux pour ce groupe en particulier. »

S’assurer que les équipes s’organisent selon les intérêts et les capacités

Les membres clés de l’organisme Friends of Cedarbrook and Thomson Memorial Park choisissent les fonctions qu’ils veulent remplir. Par exemple, un membre est comptable et il a offert de s’occuper de la tenue de livres de FCTMP et de faire le suivi de la participation. Un autre communique avec les entreprises locales pour demander des dons, tandis qu’un autre, paysagiste professionnel, mène les projets d’embellissement du parc. Louise continue de superviser les tâches administratives du groupe.

D’autres membres de FCTMP assument des fonctions liées aux programmes : il y a un coordonnateur des randonnées à vélo, un coordonnateur des activités de plein air et même un amateur de tricot qui s’occupe des démarches pour inscrire le groupe à la Journée mondiale du tricot en public. Chaque coordonnateur travaille de façon autonome, mais prend les décisions en consultant le noyau du groupe. La structure du groupe est relativement souple et permet d’accueillir ceux qui veulent participer à des projets spéciaux ou prêter main-forte, selon le cas.

Au sein de Parkway Forest, les membres du groupe contribuent également selon leurs points forts. Toutefois, la participation fluctue considérablement selon la disponibilité des bénévoles. En fait, beaucoup de membres ont d’autres engagements et responsabilités. On sait très bien qu’ils ne seront pas toujours disponibles pour aider. « Nous sommes tous des bénévoles avec des vies bien remplies et des responsabilités qui nous appellent ailleurs. Nous ne pouvons tout simplement pas nous attendre à ce que tout le monde réponde toujours présent et nous avons donc créé une structure qui en tient compte. » Forts de leur collaboration à plusieurs projets, les membres se connaissent bien et savent intuitivement ce que chacun peut apporter à des tâches comme la préparation de demandes de subventions, l’organisation d’événements, l’établissement de la documentation et les programmes d’information. Ana reconnaît que cette approche pourrait manquer d’efficacité quand de nouveaux membres s’ajouteront, mais pour l’instant, elle fonctionne.

Titre: Établir des règles d’engagement pour l’adhésion

Le noyau du groupe Friends of Parkway Forest Park s’est formé grâce à des partenariats avec les organismes de services sociaux et d’autres groupes de bénévoles. Quand une personne avec des compétences et des intérêts qui recoupent ceux du groupe manifeste son désir de participer, les membres existants discutent entre eux pour décider s’ils l’ajoutent au noyau. Il n’y a pas de distinction entre les membres faisant partie du noyau du groupe et les autres. Une très grande prudence est exercée relativement à l’ajout de nouveaux membres pour protéger la dynamique du groupe.

Les membres clés de Friends of Cedarbrook and Thomson Memorial Park ont le dernier mot sur l’orientation du groupe et les activités qu’il organise. La décision d’ajouter un membre au noyau du groupe est fondée sur les critères suivants : présence à plusieurs réunions et participation à quelques activités. Autrement, il est toujours possible d’assister à des réunions, mais vous n’aurez pas voix au chapitre. Le groupe a adopté cette approche pour régler le problème des personnes qui se servent principalement du groupe pour faire avancer leurs propres intérêts. Par exemple, Louise se souvient d’un organisme qui voulait organiser une activité musicale par l’entremise de Friends of Cedarbrook Park, espérant ainsi éviter les frais de permis et d’assurance. « Nous nous sommes rendu compte que les membres doivent s’engager jusqu’à un certain point, raconte-t-elle. Nous devons nous assurer qu’ils sont vraiment intéressés par notre mandat fondamental qui consiste à améliorer le parc. »

Améliorer la résilience au sein de l’équipe

Que se passe-t-il quand un chef d’équipe ou un membre clé part? Louise et Ana ont toutes deux longuement réfléchi à cette question.

Pour Louise, le modèle d’équipe améliore la résilience et favorise la continuité au sein de son groupe. Par exemple, elle a déjà confié à un membre qui a un intérêt pour les médias sociaux la gestion des comptes du groupe. Louise croit que deux ou trois personnes pourraient se partager les responsabilités qu’elle assume actuellement. « Mais il faut toujours qu’une personne soit responsable, dit-elle. Quelqu’un doit veiller à la cohésion du groupe. »

Comme Louise, Ana reconnaît qu’elle est la figure de proue du groupe. Toutefois, elle croit fermement qu’une approche agile du leadership de son équipe permettra à beaucoup d’acquérir de l’expérience à différents postes, ce qui favorisera la résilience du groupe si elle doit se retirer pour une raison ou une autre. « J’essaie de former beaucoup de mini-moi, dit-elle, pour que chacun puisse diriger un projet avec confiance. Nous y parviendrons certainement à mesure que les gens acquièrent de l’expérience dans différents domaines. »

Si vous êtes en train de mettre sur pied votre groupe et espérez organiser plus de deux activités par année, pensez à adopter le modèle de gouvernance d’équipe. Un plus grand nombre de personnes peuvent mettre la main à la pâte et ce modèle vous aide à en faire plus, grâce au groupe, que si vous étiez seul.