Organiser un événement dans votre parc

Les événements organisés dans les parcs apportent de la vie dans leur quartier respectif. Ils permettent non seulement de créer une atmosphère plaisante et de rassembler les gens en plein air, mais aussi d’inciter l’engagement civique et la mobilisation des résident·es envers leurs parcs urbains.

Grâce à ce guide, vous pourrez prévoir les démarches nécessaires pour organiser un fabuleux événement dans votre parc.

Choisir les objectifs, le thème et le format de votre événement

Avant d’organiser un événement, il est préférable de commencer par la fin : demandez-vous quelles répercussions cet événement aurait sur votre groupe ? Est-ce qu’il vous permettrait d’attirer de nouveaux bénévoles ? D’obtenir de nouveaux dons pour soutenir votre travail ? De faire venir et de rassembler des résident·es qui n’ont jamais fréquenté votre parc auparavant ?

En clarifiant vos objectifs, vous serez en mesure de choisir le format adéquat de votre événement pour atteindre votre but.

Par exemple, si vous souhaitez attirer de nouveaux résident·es, vous pourriez opter pour un événement familial gratuit en plein air. Si vous souhaitez attirer de nouveaux bénévoles, un ramassage des déchets dans le parc pourrait intéresser de potentielles nouvelles recrues.

Quels que soient le thème et le format que vous choisissez, veillez à ce que votre événement soit accessible et écoresponsable. Avant d’aller plus loin, lisez nos guides sur la manière d’améliorer l’accessibilité et l’inclusivité des événements et de planifier un événement zéro déchet dans votre parc.

Planifier et diviser les responsabilités

En fonction de la taille de votre événement, il pourrait vous être utile de constituer une petite équipe de travail. Ensemble, vous pourriez établir votre plan de travail et diviser les responsabilités.

Réfléchissez à la manière dont votre équipe pourrait représenter les intérêts multiples de votre public. Pour les événements plus importants, songez à inviter des artistes, le personnel d’organisations caritatives ou des responsables de petites entreprises. Ces personnes pourraient apporter leurs perspectives ainsi que des idées d’activités. Pour les événements à plus petite échelle, songez à inviter les résident·es du quartier, les promeneuses et promeneurs de chiens, les parents, les jeunes, les personnes âgées ainsi que celles et ceux qui possèdent les compétences recherchées pour contribuer au succès de votre événement.

Vous pouvez encourager d’autres personnes à se joindre à votre groupe :

• en promouvant vos réunions dans les centres communautaires et sur les réseaux sociaux;
• en organisant des réunions à une heure et à un emplacement qui conviennent à tout le monde; en envoyant un sondage pour clarifier les besoins;
• en établissant une liste de responsabilités à assigner aux résident·es qui ne sont pas en mesure d’assister aux réunions d’équipe.

Après chaque réunion, envoyez aux membres les notes ainsi que les tâches à réaliser. N’oubliez pas non plus de remercier les bénévoles qui donnent de leur temps pour contribuer au succès de cet événement !

Vous souhaitez obtenir davantage de conseils pour attirer et conserver les bénévoles ? Lisez notre guide pratique.

Permis et assurance

Les règles sur l’obtention des permis varient d’une municipalité à l’autre. Dans certaines, si votre événement réunit plus de 25 personnes, vous devrez obtenir un permis ainsi qu’une assurance. Pour servir de la nourriture et diffuser de la musique amplifiée en direct, l’obtention de permis est généralement plus complexe.

Consultez votre municipalité pour déterminer les permis et assurances dont vous aurez besoin ainsi que ce qui est permis ou pas dans votre parc. L’obtention de permis peut prendre entre six semaines et quatre mois, alors veillez à vous y prendre à l’avance.

Établir votre budget

Organiser un événement implique de multiples frais potentiels :

• Permis et assurances
• Impression du matériel promotionnel
• Équipement pour la journée (matériel audiovisuel, tente, table et chaises, etc.)
• Photographie
• Décorations
• Équipement audio
• Repas pour les bénévoles
• Lors de l’établissement de votre budget, soyez réalistes et veillez à ne pas sous-estimer vos frais, car vous pourriez avoir des dépenses inattendues. Si vous anticipez des dépenses élevées, demandez à votre entourage de vous prêter du matériel ou de vous offrir leurs services. Vous pouvez aussi solliciter les entreprises locales pour obtenir des dons.

Planifier votre campagne publicitaire

Lors de la création de votre campagne de promotion, pensez à ces questions :

• Qui voulez-vous atteindre ? Qui sont ces personnes et où sont-elles susceptibles de voir vos publicités ?
• Votre événement pourrait-il être mentionné dans les médias, par exemple dans un journal ou une station de radio de votre localité ? Lisez notre guide sur la manière d’attirer l’attention des médias.
• Comment tirer parti des médias numériques (sites web et réseaux sociaux) ? Beaucoup de groupes citoyens œuvrant pour un parc choisissent d’utiliser Facebook pour publier une annonce, de la diffuser dans des groupes locaux et d’identifier des partenaires de leur localité dans leurs publications. Pour plus de conseils sur la création de contenu captivant pour les réseaux sociaux, lisez nos guides sur Comment prendre d’excellentes photos dans votre parc et Créer du contenu intéressant pour Instagram et TikTok. Et n’oubliez pas d’identifier Ami·es des parcs dans vos publications !
• Pourriez-vous mettre une annonce gratuite dans votre journal ou sur des plateformes en ligne pour promouvoir votre événement le plus largement possible ?

N’oubliez pas les tableaux d’affichage dans votre quartier et le bouche-à-oreille qu’ils suscitent. Songez aussi à recenser les endroits à forte fréquentation pour y accrocher vos affiches, comme :

• les établissements scolaires
• les résidences locatives ou condominiums
• les cafés ou entreprises du quartier
• les centres communautaires
• les bibliothèques

Établir le programme de votre événement

La réussite d’un événement dépend souvent de l’établissement de son déroulement détaillé. Ceci comprend toutes les activités qui se passeront avant, pendant et après l’événement. Pensez aux détails suivants :

• La manière de transporter les bénévoles et le matériel jusqu’au parc et la nécessité d’avoir un véhicule ou pas.
• Le temps nécessaire pour tout installer.
• Les places de stationnement disponibles. L’accès en transports en commun. Visez un emplacement accessible avec toutes sortes de modes de transport, et indiquez ces renseignements dans vos supports promotionnels. 
• La nécessité d’installer de nouveaux panneaux d’orientation pour diriger les gens vers votre événement à leur arrivée au parc.
• Quelle décision prendre en cas d’intempéries : allez-vous reprogrammer votre événement ? Si oui, quand prendrez-vous cette décision et comment la communiquerez-vous à votre public ?
• Les dispositions à prendre pour le nettoyage après l’événement (référez-vous à notre guide pour planifier un événement zéro déchet).
• La présence d’un service de premiers secours sur place. Les dispositions à prendre en cas d’accident ou de blessure.
• Si le but de votre événement est d’accroître le nombre de vos membres, comment resterez-vous en contact avec les participant·es? Par exemple, aurez-vous une table d’information pour permettre aux gens de s’inscrire à votre bulletin d’information ?

Remercier vos bénévoles

Organiser un événement dans un parc représente beaucoup de travail. Mais l’aide de plusieurs personnes peut faire toute la différence. Pour mobiliser et motiver votre équipe, faites que la préparation de votre événement soit centrée sur l’appréciation de vos membres. Songez à planifier une rencontre dans un restaurant, dans un centre communautaire ou chez une personne de votre groupe après l’événement pour remercier les bénévoles et les membres du comité organisateur.

Reconnaître et célébrer la participation des bénévoles contribuera à les inciter à offrir à nouveau leur aide les années suivantes. Qui plus est, tout le monde aura besoin de décompresser. Cela sera aussi une bonne occasion d’échanger ses impressions sur l’événement !